Er skibet ladet med en perfekt kontrakt, men sejler uden last?

I vores forrige artikel fandt vi kaptajnen, nemlig den Contract Owner, der har mandatet til at sætte kursen. Men selv den bedste kaptajn og det stærkeste skib er ligegyldige, hvis lastrummet er tomt, når I anløber havnen. 

Alt for mange kontrakter ender som "spøgelsesskibe". De overholder alle regler, sikkerhedsprocedurerne er i top, og juraen er vandtæt. Men når vi kigger ned i lastrummet (der hvor værdien skulle ligge) er det halvtomt.   

Det er et klassisk symptom på en udbredt misforståelse: At succesfuld kontraktstyring primært handler om risikominimering. Men Contract Management handler om mere end at undgå isbjerge; det handler om at få lasten sikkert og profitabelt i havn. 

For at lykkes med det, skal vi forstå forskellen på Work To Be Done og All Other Contract Matter. 

Den optiske illusion

Hvorfor ender vi ofte med at passe bedre på kontrakten (dokumentet) end på værdien (leverancen)? Fordi kontrakten som fysisk dokument er en optisk illusion. 

Hvis du slår op i en gennemsnitlig kontrakt, handler 80-90% af siderne om jura, bod, ansvar, opsigelse, GDPR og forsikring. I CATS CM®-sprog kalder vi dette AOCM (All Other Contract Matter). Det er jeres forsikringspolice og spillereglerne for samarbejdet. 

Kun en lille del af teksten – ofte gemt i bilagene – beskriver den faktiske værdiskabelse: Hvad skal der leveres? Hvilken kvalitet? Hvornår? Dette kalder vi WTBD (Work To Be Done). 

Fordi AOCM fylder 90% på papiret, kommer organisationen naturligt til at bruge 90% af tiden på at diskutere og styre disse juridiske vilkår. Vi måler på det, der er let at måle (bod, frister), i stedet for det, der er vigtigt (effekt, samarbejde, leverance). 

Hvad købte I egentlig? (WTBD vs. AOCM)

For at realisere gevinsten i jeres kontrakter, må I mentalt – og i praksis – skille kontrakten ad i to dele: 

• WTBD: Det er selve "lasten". Det er årsagen til, at I indgik kontrakten. Det er rengøringen, der bliver udført; IT-systemet, der virker; varerne, der lander på lageret. Det er her, værdien skabes. 
• AOCM: Det er "skibet". Det er rammerne, der sikrer, at lasten kan transporteres. Det er betalingsbetingelser, ændringsprocedurer, mødestrukturer og tvistløsning. 

Hvis I kun styrer AOCM, har I et sikkert skib, der sejler uden formål. Hvis I kun styrer WTBD, har I en værdifuld last, der sejler på en tømmerflåde uden styring. 

Det kræver to sæt øjne

Her opstår den største udfordring i mange organisationer. Vi beder ofte én person (Contract Manageren) om at være ekspert i begge dele. 

Vi forventer, at den samme person skal være juridisk skarp på bod og ændringsprocedurer (AOCM) og samtidig være faglig ekspert i dybden af IT-leverancen eller facility management (WTBD). Det er opskriften på fiasko. 

Ifølge CATS CM® er løsningen ikke, at Contract Manageren skal ignorere juraen for at "finde værdien". Løsningen er at erkende, at de to dele af kontrakten kræver to forskellige roller: 

• En der sikrer, at "skibet" fungerer (Contract Manageren styrer AOCM). 

• En der sikrer, at "lasten" er i orden (Realization & Verification Manageren styrer WTBD). 

Fra reaktiv drift til proaktiv værdiskabelse

At være en succesfuld Contract Manager handler om din evne til at forstå forretningen og bygge bro mellem organisationens behov og leverandørens ydelser. Løsningen ligger i en stærk Governance-struktur, der tvinger fokus væk fra "brandslukning" og over på værdiskabelse. 

Hvis I vil undgå at sejle med tomme skibe, kræver det et skift i mindset: 

• Flyt fokus: Accepter, at AOCM (juraen) er fundamentet, men WTBD (leverancen) er målet. Brug kontrakten som et styringsværktøj for samarbejdet, ikke bare som et juridisk skjold. 

• Definer rollerne: Contract Manageren skal facilitere og styre leverancen, men ikke udføre den. 

• Dyrk forretningsforståelsen: Den gode Contract Manager forstår organisationens strategi lige så godt som kontraktens bilag. 

Men hvem skal så tjekke lasten, hvis Contract Manageren styrer skibet? Det kræver, at vi tør splitte ansvaret op. I næste artikel dykker vi ned i rollerne og ser på samspillet mellem Contract Manageren og den ofte oversete nøgleperson: Realization & Verification Manageren. 

Skal vi hjælpe jer med at få lasten i havn?

Har I styr på, hvem der tjekker lasten, og hvem der styrer skibet i jeres organisation? Eller forsøger I at lade én person være både maskinmester og styrmand? 

Bliv certificeret i verdens førende metode for kontraktstyring med et CATS CM® Foundation kursus