Er styregruppen egentlig vigtig?
Ja, det er den i aller højeste grad, hvis man som organisation vil levere succesfulde projekter. Alligevel ser vi ofte, at det at sidde i en styregruppe blive en kompetence, som alle forventes at have naturligt. Det kan man undre sig over, når vi bruger så forholdvis megen energi på lederudvikling i linieorganisationen – hvordan kan vi så overse behovet for udvikling af projektets højeste myndighed? – overse behovet for kompetente styregruppemedlemmer, som er skarpe og deres opgave bevidst.
I PRINCE2® er styregruppens rolle beskrevet og vigtigheden af den velfungerende styregruppe understreget som en afgørende løftestang for projektets succes. Best practice er at:
- Styregruppen fokuserer på projektets vellykkede gennemførsel samt opnåelse af projektets planlagte formål/gevinst
- Styregruppen ledes af styregruppeformanden, som er projektets ejer
Styregruppen skal altså bane vej for det succesfulde projekt. Og det er ikke et arbejde der kun foregår på styregruppemøderne. Vi siger ofte med et smil på læben, at alt for mange tror de skal sidde i en styregruppe, når de i virkeligheden bør arbejde i en styregruppe. Styregruppen har en forpligtelse til at arbejde mellem møderne.
Det handler om kommunikation og interessenthåndtering, og det handler også om at bruge den tilstrækkelige tid til at være velforberedt inden styregruppemøder. Hvis man skal kunne arbejde i en styregruppe er der en begrænsning i hvor mange styregrupper én person kan sidde i.
Det rejser en anden problematik, nemlig behovet for uddelegering af ansvar. Organisationer, hvor den øverste ledelse sidder i +10 styregrupper er udfordret – både i forhold til deres evne til at uddelegere ansvar men også i forhold til at sikre effektive styregrupper.
For er det vitterligt realistisk at passe +10 styregrupper ved siden af linieledelsen?
Og hvad sker der, når styregruppens medlemmer sidder i for mange styregrupper og møder uforberedte op til styregruppemøderne?
Jo, møderne får karakter af informationsdeling og interessentpleje, hvor de i virkeligheden burde være fokuseret på at træffe beslutninger, som sikrer projektets fremdrift, og rydde ’kampesten’ af vejen for projektet, så projektlederen kan fokusere på at levere projektet. Information bør være delt inden mødet, så der kun er behov for uddybende sprøgsmål. Sådan er det desværre langt fra i rigtig mange organisationer.
- Styregruppen må monitorere projektets fremdrift, forbrug og leverancer som med beslutninger og godkendelser fastholder projektets fokus på gevinster
Den gode styregruppe er endvidere karakteriseret ved klar rollefordeling. De fleste der har siddet i en styregruppe, kender det, hvor styregruppen reflekterer organisationsstrukturen, og styregruppens medlemmer repræsenterer enkelte forretningsområder. Men sådan bør det ikke være. Hvis vi nedsætter styregrupper på den måde, så får vi alt for store og ineffektive grupper. I stedet skal vi holde gruppen lille og effektiv med klare tværgående – altså holistiske – roller.
Tilbage til det med lederudvikling.
Det interessante her er, at styregruppeformanden er leder for projektlederen. Vi ved alle at god ledelse bl.a. handler om tilgængelighed og løbende dialog. Derfor må styregruppeformanden også være i løbende dialog med projektlederen, hjælpe ham eller hende, coache og sparre. Lidt sat på spidsen bør styregruppeformanden være så tæt på projektet, at vedkommende kan tage over som projektleder. Det sker sjældent og årsagerne til dette er mange – men meget handler om tiden der bruges på det enkelte projekt og synes på rollen som styregruppeformand.
Hvad kan vi konkludere?
Når vi taler om at sikre mere succesfulde projekter, så har styregruppen en afgørende rolle, og det at sidde i en styregruppe er ikke noget man bare kan. Det kræver styregruppekompetencer, og der kræver at vi som organisation vil arbejde professionelt med styregrupper og stille krav til disse.
Men så er gevinsterne også store, som med al anden god ledelse!
I MetierWestergaard arbejder vi med udvikling af styregrupper. Vi har ikke et kursus i styregruppearbejde på hylden. Helt bevist. Vi tror nemlig ikke på, at et generisk kursus ændrer adfærd i styregrupper. Derfor skræddersyr vi i stedet forløb som arbejder med at gøre styregrupper mere effektive.