I mange organisationer lever kontrakten en omtumlet tilværelse. Mens forhandlingsfasen ofte er præget af stor opmærksomhed og tunge ressourcer fra ledelsen, opstår der et ledelsesmæssigt vakuum, så snart underskriften er sat. Uden en dedikeret Contract Owner risikerer virksomheden, at kontrakten reduceres til et administrativt dokument frem for et værdiskabende aktiv.
En af de mest fundamentale årsager til, at kontraktstyring fejler, er manglende ejerskab. Det er ikke nødvendigvis et spørgsmål om, at man har valgt den forkerte person til at lede kontrakten, men snarere at rollen som Contract Owner slet ikke er defineret.
Situationen kan sammenlignes med et skib uden kaptajn. Der er måske en styrmand (Contract Manageren), der navigerer i den daglige drift og forsøger at holde kursen. Men uden en kaptajn er der ingen til at sætte den strategiske retning eller tage mandatet til at dreje roret, når stormen rammer.
Når ansvaret for kontrakten ikke er entydigt placeret, opstår der en række organisatoriske følgefejl, der direkte påvirker evnen til at realisere den forventede gevinst.
Det burde være hjørnestenen i enhver Best Practice, men alligevel skaber det ofte tavshed, når spørgsmålet lyder: ”Hvem ejer egentlig kontrakten?”
Svaret er ofte larmende tavshed. Eller endnu værre: "Det gør juristen vist..." eller "Det er vel indkøbschefen, der skrev under?"
Men en underskrift er ikke det samme som ejerskab.
Hvis I ikke har defineret en tydelig Contract Owner, har I i praksis lagt ansvaret for virksomhedens værdier i hænderne på tilfældigheder.
Her får du guiden til at placere ansvaret rigtigt – første gang.
Den klassiske fejl: Det "herreløse" dokument
Den fejl, man oftest ser i praksis, er faktisk ikke, at man vælger den forkerte person. Det er, at man slet ikke udpeger nogen.
Kontrakten bliver betragtet som et stykke papir, der skal arkiveres, når blækket er tørt. Men en kontrakt er ikke et arkivdokument; det er et levende værktøj til at opnå forretningsmål.
Når der mangler en Contract Owner, ser vi typisk følgende glidebane:
- Contract Manageren overtager ansvaret (tvunget af omstændighederne): Den person, der sidder med den daglige drift, forsøger at løse problemerne.
- Manglende mandat: Contract Manageren kan se, at leverancen skrider, eller at kontrakten ikke skaber værdi, men mangler beføjelserne til at eskalere eller genforhandle.
- Beslutnings-lammelse: Uden en ejer med mandat trækker vigtige beslutninger i langdrag.
Konsekvensen er usammenhængende styring, hvor fokus reduceres til pris og compliance frem for værdi. I værste fald ender det med kontraktbrud, fordi ingen havde bemyndigelsen til at gribe ind i tide.
Best Practice ifølge CATS CM®: Adskillelse af drift og ansvar
Inden for CATS CM®-metodikken er rollefordelingen essentiel. Succesfuld kontraktstyring kræver et samspil mellem to nøgleroller, der skal holdes adskilt:
- Contract Manageren: Den udførende kraft. "Styrmanden", der sikrer, at processerne kører, og at vi får det, vi har aftalt.
- Contract Owneren: Den ansvarlige. "Kaptajnen", der sikrer, at kontrakten understøtter virksomhedens strategiske mål.
Contract Ownerens fornemste opgave er ikke at læse hver eneste paragraf. Opgaven er at sikre sammenhængen til organisationen. Er kontrakten stadig relevant? Leverer den værdi til forretningen? Og har Contract Manageren de ressourcer, der skal til?
Tommelfingerreglen: Follow the money
Hvordan identificerer man så den rette Contract Owner i en kompleks organisation? Det er sjældent direktøren, der aldrig har tid, eller indkøberen, der "bare skulle forhandle prisen".
En effektiv tommelfingerregel til identifikation af Contract Owner er: Følg budgettet.
Contract Owner bør være den person, der ejer budgettet for kontrakten.
Logikken er simpel: Ejerskab kræver, at man kan mærke konsekvensen.
Hvis leverandøren fejler, hvem får så ondt i budgettet eller driften? Hvem har den ultimative interesse i, at "Business Casen" holder?
Fra administration til værdiskabelse
At udpege en Contract Owner er første skridt væk fra passiv kontraktadministration. Det sender et signal om, at kontrakten er et aktiv, der skal plejes og styres.
For organisationen betyder det, at Contract Manageren får en tydelig reference og et klart mandat, mens Contract Owneren sikrer, at leverandørsamarbejdet til stadighed bidrager til virksomhedens strategiske mål.
En stærk Contract Owner:
- Definerer kontraktens mål (sammen med Contract Manageren).
- Deltager i styregruppemøder ved kritiske kontrakter.
- Tager de tunge beslutninger, når Contract Manageren eskalerer problemer.
Har I brug for at få sat den rette kurs?
Hos VisionBird ved de, at succesfuld kontraktstyring handler om mennesker og mandat, ikke kun jura. De hjælper virksomheder med at implementere CATS CM®-tankegangen, så ansvaret placeres der, hvor det skaber reel forretningsværdi.
Det betyder, at de underviser på Contract Management-kurserne med begge ben i praksis; de medbringer erfaringer fra deres eget arbejde som Contract Managers og fra de problemstillinger, de løser for kunderne som konsulenter.
Er I i tvivl om rollefordelingen, eller mangler jeres Contract Managers det nødvendige rygstød? Book et Foundation kursus i Contract Management baseret på CATS CM® metoden, undervist af praktiserende konsulenter med speciale i kontraktstyring.