En vigtig nøgle til, at projekter lykkes, er, at samarbejdet mellem projektejer og projektleder fungerer godt. Det er i dette samspil, at en vigtig nøgle til succesfulde projekter findes. I denne artikel vil vi kigge på to områder, hvor projektejer skal være særlig opmærksom i sin ledelse af projektlederen.
Gevinstrealisering skal have fokus for projektlederen
For både projektejer og projektleder er projektet en investering, hvor organisationen anvender tid, penge og ressourcer til at opnå nogle fremtidige gevinster.
Til forskel for projektlederen er projektejeren ofte med både i projektets levetid og den efterfølgende gevinstrealisering, som kan vare i flere år efter projektets afslutning. Projektejer er derfor lige så meget interesseret i både projektets indtægtsside som i dets omkostningsside og vil hele tiden vurdere projektets omkostninger i forhold til de fremtidige gevinster, som det forventer at give.
Projektlederen er derimod oftest kun med i projektets levetid, og da projektlederen har brug for nogle klare succeskriterier at styre sit projekt efter i denne periode, vil projektlederen ofte have præference for at vælge de helt klassiske succesparametre som tid, indhold og penge. Med andre ord kan det blive mere vigtigt for projektlederen at sikre, at projektet bliver færdigt til aftalt tid, indhold og økonomi end at høste nogle gevinster, som ligger ude i en fjern fremtid.
Ydermere vil projektlederen ofte være tilbøjelig til at lukke af for nye muligheder, som vil kunne øge projektets gevinster, fordi det vil kunne introducere nye risici, som vil kunne gøre gennemførelsen af projektet mere usikkert, og det har projektlederen ikke nødvendigvis en interesse i.
Selvom projektlederen har en kortere tidshorisont end projektejer, er det vigtigt, at projektlederen har samme balancerede overvejelser vedrørende projektets omkostninger og gevinster som projektejer, således at organisationen får mest muligt ud af sin investering i projektet. Projektejer har derfor et særligt ansvar over for projektlederen i forhold til at kommunikere, hvordan projektets gevinster opstår og gøre gevinstrealisering til en fælles succesparameter på linje med tid, budget og indhold.
Der skal være transparens ind i projektet for projektejer
En af de største forskelle mellem projektleder og projektejer er graden af kendskab til detaljer i projektet. Eftersom projektejer kun bruger en begrænset del af sin tid på projektet, har projektejer selvsagt ikke samme indsigt i projektet som projektleder. Ydermere har projektejer et ønske om kun at få de nødvendige og tilstrækkelige informationer om projektet, fordi projektejer har begrænset med tid til at forholde sig til dem. Ofte får projektejer en rapportering fra projektleder på en række nøgleparametre, og så længe projektet går planmæssigt, er det fuldt tilstrækkeligt.
Udfordringen opstår, hvis rapporteringen fra projektlederen ikke giver et retvisende billede af projektets sande tilstand. Det kan skyldes, at projektlederen undervurderer projektets risici eller verserende udfordringer, som projektet står overfor. En anden mulighed kan være, at der i organisationen er en nulfejlskultur, som gør, at projektlederen ikke har lyst at stille sit beskidte vasketøj til skue.
Hvis kritiske oplysninger om projektet ikke bliver forholdt projektejeren, vil projektejeren ikke have mulighed for at udvise rettidig omhu, og derved vil problemer kunne vokse sig store uden, at projektejer er klar over det.
Forudsætningen for, at projektleder kan give projektejer de oplysninger, som projektejer har brug for, er, at projektleder føler sig tryg, og der er tillid mellem projektleder og projektejer. Projektejer har et særligt ansvar for at skabe en psykologisk tryghed i relationen til projektlederen, fordi der ofte vil være en asymmetri mellem projektejer og projektleder ift. magt og indflydelse i organisationen, og projektejer kan påvirke projektlederens fremtidige karriere alt efter, om projektet går godt eller skidt. Når det er sagt, har projektlederen et ansvar for altid åbent og ærligt at give projektejer et indblik i projektets verserende problemer og risici.
Hvad er de gode råd til projektejer?
Groft sagt handler det om kommunikation og tillid. Projektejer skal i sin ledelse af projektlederen være særlig opmærksom på tre områder:
- Hjælp projektlederen til at forstå hvilken værdi, som projektet bidrager med til organisationen. Projektejer vil kunne forbedre projektets potentielle gevinster ved at bruge tid sammen med projektleder til at forklare, hvordan projektets leverancer skaber værdi for organisationen
- Vær en aktiv medspiller i forbindelse med projektets risici og verserende udfordringer. Projektejer kan skabe stor værdi for projektet ved at fjerne sten på vejen for projektet, og det er samtidig med til at styrke projektlederens tillid til projektejer. Det kræver at projektejer er tæt nok på projektet, og derfor må projektejer være villig til at allokere en hvis mængde tid til rollen
- Projektejer skaber tillid til projektlederen primært gennem handlinger. Det er i særdeleshed i ’sandhedens øjeblik’, hvor ubehagelige overraskelser bliver synlige for projektejer eller, når kriser skal håndteres, at projektleder oplever projektejers ’sande jeg’, og det er i disse situationer, hvor tilliden enten kan blive fasttømret eller komme til at hænge i en tynd tråd. Projektejer skal derfor være særlig opmærksom på, hvordan projektejer vælger at reagere i disse situationer.
Projektejers rolle kort fortalt
Rollen som projektejer kan sammenlignes med rollen som bestyrelsesformand for en virksomhed og det understreger vigtigheden i denne rolle. Det ansvar, der ligger i at være projektejer, betyder, at projektejer sammen med den øvrige styregruppe må forvente at skulle engagere sig betydeligt i projektet og i særdeleshed samarbejdet med projektlederen. Projektejer skal have særlig fokus på projektets gevinstpotentiale og igennem samarbejdet med projektlederen sikre, at dette potentiale bliver indfriet. Det kan kun ske igennem et tillidsfuldt samarbejde, hvor projektejer støtter projektlederen i at fjerne sten på vejen – også dem, som endnu ikke har vist sig som sten. Det er desuden vigtigt, at projektejer skaber et psykologisk trygt rum, hvor projektejer kan lede projektlederen til at have et balanceret fokus på både gevinstrealisering og de traditionelle succesparametre som tid, økonomi og indhold i projektet. God fornøjelse med at høste gevinster i jeres projekter.
