Projektlederens fokus - styring eller ledelse?

Typiske svar kunne være:

• Planlægger
• Styrer risici
• Skriver statusrapporter
• Holder statusmøder
• Igangsætter opgaver og følger op

Det er helt væsentlige opgaver, men alle disse opgaver handler om at styre projektet. En anden væsentlig del handler om at lede projektet. Der er jo en grund til, at det hedder projektleder.

Projektlederens ledelsesopgave omtales ofte som ledelse i flere retninger:

• Opad: Projektejer, styregruppe, ledelse og andre nøgleinteressenter.
• Til siden: Hovedparten af projektets interessenter, herunder især de interessenter, som skal ændre holdning og/eller adfærd som en del af projektet og den efterfølgende gevinstrealisering.
• Nedad: Projektteam og projektdeltagere, som skal holdes motiverede og som jo er helt afgørende for projektets succes.

Hvordan leder projektlederen opad?

Alle projekter har en projektejer, som er den ultimative beslutningstager i projektet – og som projektlederen reelt arbejder for. Alle projekter har brug for beslutninger og hjælp til at klare de ting, som ligger uden for projektlederens rækkevidde. Det kan være tilgang til kompetencer og ressourcer. Adgang til nøgleinteressenter på ledelsesniveau.

Det er derfor en væsentlig opgave for projektlederen at arbejde tæt sammen med projektejer og en eventuel styregruppe for sikre, at de er tæt nok på projektet til at kunne træffe nødvendige beslutninger og hjælpe projektet i mål. Dette sker bl.a. ved at afstemme beslutningsgrundlag, statusrapportering, eskalering, styregruppemøder og anden kommunikation med disse – og ved at holde tæt kontakt med især projektejer på løbende basis.

Hvordan leder projektlederen til siden?

Håndtering af et projekts interessenter er en af de allervigtigste opgaver for en projektleder. Manglende interessenthåndtering får ikke interessenterne til at forsvinde. Det betyder typisk bare, at de ’forstyrrer’ projektet med ændringsønsker, behov for status eller andre møder – eller træffer beslutninger, der har betydning for projektet baseret på ingen eller mangelfuld viden. En god interessentanalyse og efterfølgende interessenthåndtering, herunder kommunikation og forandringsledelse er en forudsætning for projektsucces. Især er håndteringen af de interessenter, som skal ændre holdning og/eller adfærd, helt central. Hvis vi ikke lykkes her, er der stor risiko for, at vi står med et projekt, der kan have leveret rettidigt, men som aldrig opfylder formålet med projektet, og de ønskede gevinster derfor ikke kan realiseres.

Hvordan leder projektlederen nedad?

Leverancerne i et projekt leveres af et dedikeret projektteam eller mere løst tilknyttede projektmedarbejdere. Uanset formen, så er projektets succes afhængig af, at projektdeltagerne leverer leverancerne, holder projektlederen orienteret om status, koordinerer med hinanden, gør opmærksom på risici osv. Projektlederen er – inden for rammerne af projektet – leder af projektdeltagerne, men typisk uden formel ledelseskompetence, hvilke kan gøre opgaven svær.

Projektlederen er nødt til at bruge en række af de værktøjer, som findes inden for linjeledelse. Projektlederen kan fx inddrage deltagerne i planlægning, estimering, risikoanalyse, interessentanalyse for på den måde at skabe fælles mål, retning og ejerskab. Projektlederen kan give teamet vide rammer for selvorganisering i forhold til opgaverne. Det er også en mulighed at arbejde struktureret med at skabe en feedback-kultur ligesom værktøjer som situationsbestemt ledelse, persontyper mm. kan være værdiskabende i forhold til at sikre et stærkt, motiveret og effektivt team.

Der er altså en grund til, det hedder projektleder

For at lykkes med projekter, skal projektlederen kunne langt mere end være god til at styre projektet. Ledelsesdimensionen bør fylde mindst lige så meget og ikke mere – i hvert fald med de projekter, som indeholder mange interessenter og stor grad af forandring. Det er et område, som mange steder godt kunne tåle en opprioritering.