Værktøjer til projektledelse

Meget få virksomheder har deciderede it-systemer, der er bygget til at understøtte projektledelse, mens mange aspekter af projektledelsen på anden side kalder på værktøjsunderstøttelse. Hvor kan man som projektleder vende sig hen, hvis man har brug for enkle værktøjer? Og hvor er det for alvor, at værktøjer kan hjælpe?

Nedenstående elementer af projektledelsen kalder særligt på værkstøjsunderstøttelse:

• Planlægning, herunder produktbaseret planlægning / WBS
• Selve planen – Milepælsplan eller GANTT-diagram
• Styring af opgaver og fremdrift
• Risikostyring
• Ændringsstyring
• Kvalitetsstyring

Overordnet videndeling

Helt overordnet kan man med fordel anvende Microsoft Teams, så der er oprettet et ’site’ til et projekt. Det giver også mulighed for at anvende kommunikations- og dokumentstyringsfunktionerne i Teams.

Planlægning

En hjørnesten i den gode projektopstart er at få lavet en nedbrydning af sit projekt i produkter/leverancer. Denne øvelse laves typisk sammen med projektdeltagere ved hjælp af papkort eller post-its, hvor projektets slutprodukt brydes ned i mindre dele, der kan fremstilles løbende igennem projektet. Resultatet kaldes Product Breakdown Structure (PBS) og kan godt lidt ligne et hierarkisk organisationsdiagram, når det hænger færdigt på væggen. På bagsiden af papkortene bør stå en kort beskrivelse af produktet – gerne i stikord. Der bør også stå, hvad der skal til, for at produktet kan betragtes som færdigt. Altså hvad dets acceptkriterier eller kvalitetskriterier er.

Jeg vil altid anbefale at køre en produktnedbrydningsworkshop som et fysisk møde og anvende fysiske papkort, men det er bare ikke altid, det kan lade sig gøre. Og hvis teamet ikke har et fælles projektlokale, så kan der også være ræson i at fastholde og vedligeholde produktnedbrydningsdiagrammet elektronisk efterfølgende. Her kan særligt virtuelle whiteboarding-værktøjer anbefales, som fx Mural.com eller Miro.com. Jeg anvender selv Miro meget i min hverdag. Værktøjerne indeholder et ’uendeligt lærred’, hvorpå man kan have masser af gule sedler, mindmaps og meget andet bl.a. baseret på templates. Værktøjerne fås i begrænsede gratis-udgaver, men er ikke dyre at købe løbende adgang til.

Planen

Planen kan med fordel laves i et regneark, hvor hovedleverancer skrives ind i en kolonne, og hvor tid udstrækkes visuelt i rækker. Under hver leverance kan aktiviteter indskrives. Milepæle kan indskrives i relevante celler.

Har man anvendt Miro til produktnedbrydning, så indeholder det også en template til GANTT og milepælsplan, man kan anvende.

Styring af opgaver og fremdriften

Jeg er selv stor tilhænger af at anvende et Kanban-board til styring af opgaver, som skal løses i projektet. Alle produkter, der skal fremstilles oprettes. Aktiviteter til fremstilling kan noteres på det virtuelle ’kort’ ligesom acceptkriterier og andre relevante ting kan noteres på kortet. Et typisk board kunne bestå af kolonnerne: Backlog, To-do, I gang / Doing, Review, Blocked, Done. Alle opgaver passerer igennem kolonnerne indtil, de er færdige. Det skaber et godt overblik for alle i forhold til fremdriften. Især hvis To-Do indeholder de opgaver, som skal løses i indeværende fase eller sprint/timebox.

Personligt synes jeg, at Teams har et rigtigt godt Kanban-board kaldet Teams-planner, som jeg typisk anvender. Miro har også en rigtig god Kanban-funktionalitet.

Statusrapporter kan med fordel laves i PowerPoint på ét slide, som bl.a. indeholder trafiklys.

Risikostyring, ændringsstyring og kvalitetsstyring

I forhold til risikostyring, ændringsstyring og kvalitetsstyring, så kan alle 3 områder let styres vha. registre, som kan laves i et regneark med hver sin fane til de tre områder. Visualiseringer kan anvendes til fx at skabe et risiko-grid eller statistik over resultater fra kvalitetskontroller.

Regnearket kan placeres på projektets teams-site. Anvendes Miro, kan man også afspejle (vise) regnearket på Miro-tavlen, og opdatere det her også. Også selvom regnearket er placeret i Teams eller på et andet drev.

Så hvor mange værktøjer blev det så til?

• Microsoft Teams
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Teams Planner (Kanban)
• Miro.com eller andet virtuelt whiteboard

Rigtig god arbejdslyst og jeg håber, I er blevet inspireret.