6 steps der skaber success i agile projekter

Der er mange veje til målet, virksomheder og mennesker er forskellige, men ens for de organisationer jeg har arbejdet med er, at de igennem disse 6 steps oplevede effekt med den agile projekttilgang.

Step 1 – Farvel til kravspecifikation

Du ved ikke alt, når du starter dit agile projekt! Stop med at lave lange udtømmende kravspecifikationer for den komplette løsning. Uanset hvor dygtig du er til at analysere, holde workshops og spørge ind til forventninger og behov, ændres krav over tid. Vi bliver klogere og mere fantasifulde, efterhånden som vi arbejder med en ide, og samtidig ændrer omverden sig. Disse skift er vi nødsaget til at rumme for at levere effektfulde løsninger og opnå tilfredse kunder.

Vil du opnå effekt med agile projekter, skal du starte med at sige farvel til den klassiske kravspecifikation, der beskriver den komplette løsning up front.

Step 2 – Størst effekt på kortest tid

Efter et farvel til kravspecifikationen er du klar til at arbejde med at skabe effekt og tilfredse kunder på den agile måde – dvs. opnå et mærkbart resultat i forhold til den udfordring, du netop står overfor. Brug dine analytiske- og faciliteringsevner til at beslutte, hvilke behov den mindst mulige version af din løsning skal opfylde – hvad er det vigtigste for kunden? Med hvor lille en løsning kan du skabe effekt hos kunden?

Step 3 – Sprint og strukturet feedback

Når du begynder at arbejde i sprints (en på forhånd afgrænset tidsperiode) lærer du hurtigt at dele din løsning op i mindre dele – hver del skal bringe dig et skidt tættere på dit mål. Det kræver lidt øvelse, for hver del skal kunne løses indenfor et sprint. Når du starter et sprint, skal både din kunde og team præcist vide, hvilken opgave der skal løses indenfor det aktuelle sprint. Teamet får frihed til at designe den mest effektfulde løsning og kunden giver feedback.

Det er kernen i at arbejde i sprints, der leveres kontinuerligt værdi til kunden og teamet får kontinuerlig feedback fra kunden og den fremtidige løsning tilpasses i forhold til feedbacken. Der skabes flow med fokus på behov, effekt og feedback.

Step 4 – En dynamisk backlog

Du skal have skabt en backlog – en container – hvor du opbevarer ideer og kundebehov. Alle initiativer er velkommen i backlogen, men en plads her er ikke ensbetydende med, at initiativet bliver udført. Det er et spørgsmål om prioritering og det vender vi tilbage til.

Din backlog kræver en indsats og de bedste initiativer skal inden sprintstart være klart defineret og diskuteret med projektteamet i en detaljeringsgrad, der gør, at teamet kan fokusere på at skabe løsningen indenfor sprintet. Dette arbejde skal prioriteres og kræver ofte en større indsats end først antaget. Tiden der bliver brugt, er vigtig og helt nødvendig, når du ønsker effektive teams.

Step 5 – Estimering og prioritering

En vigtig beslutning er, hvilket initiativ teamet skal arbejde på i næste sprint – hvad er det, der netop nu bringer os et step tættere på målet og skaber mest effekt på kortest tid. For at kunne træffe den beslutning, må to ting være opfyldt. Først skal initiativet estimeres – vi skal have en god ide om, hvilke indsatser der kræves fra teamet for at levere løsningen. Dernæst skal det besluttes, hvilken effekt initiativet forventes at give. Den beslutning er ikke let og bør tages ud fra objektive kriterier. Kriterierne kan justeres efterhånden som organisationen lærer metoden at kende og det er almindeligt, at der foretages justeringer på baggrund af erfaringer. Vigtigt er det, at beslutningen bliver truffet på et objektivt grundlag.

Når initiativet er estimeret og beslutningen om forventet effekt fundet, er det simpel matematik, der afgør rækkefølgen på initiativerne i backlog’en og dermed rækkefølgen på de behov, der bliver løst.

Step 6 – Skab overblik – visualisering

Når de første 5 steps er på plads, er det muligt ved en relativ lille indsat at få skabt overblik. Som agile coach har jeg utallige gange set den effekt overblik giver organisationer. Igennem visuelle boards kan du se de initiativer, der er i proces. Du kan se, hvad der er afsluttet og det der skal arbejdes med i fremtiden. Når du har overblik, kan du begynde at arbejde på at optimere og effektivisere arbejdsindsatsen. F.eks. sikre at der ikke igangsættes for mange samtidige aktiviteter, da det vil sænke leverancehastigheden fordi projektteamet hele tiden skal omstille sig. Du kan arbejde med synlige WIP-limits (Work in Progress) og mange andre værktøjer hentet fra Lean og hurtigt vil du opleve, at når der fokuseres på færre samtidige projekter, vil du i løbet af kort tid afslutte flere projekter – altså du vil hurtigere skabe effekt hos din kunde.

Min erfaring er, at handler du ud fra disse 6 steps, når du arbejder agilt, vil du i løbet af relativ kort tid opleve bedre resultater i dine agile projekter.

Hvad er dine bedste erfaringer?

Held og lykke med dine agile projekter.