Vores konsulent Steen Knudsen har reflekteret over arbejdet med projekter:
”I går sad jeg i S-toget og tænkte lidt over nogle af de ting, som jeg i den seneste tid har oplevet i min dialog med kunder og kursister, og kom til at tænke på den faste vending ”godt begyndt er halvt fuldendt”. Mit drive er at hjælpe virksomheder med at få mere værdi ud af deres projekter, og min verden er derfor en verden af projekter. Jeg spørger tit dem jeg møder, hvad de styrer deres projekter efter – og ikke mindst hvornår projekterne er færdige. Det kan virke som enkle spørgsmål, men mange har svært ved at svare, uanset om de er projektledere eller projektejere. Der er mange udfordringer ved at drive projekter uden klart fokus. Hvad gør man fx, når interessenter foreslår ændringer til projektet? Det kan være svært at argumentere for, at ændringen umiddelbart kan være god, men at den ikke bidrager til projektets mål, og vil måske endda bringe mål for tid eller økonomi i fare.
Men hvad gør men så som projektleder? Man kommer langt med nysgerrighed, spørgelyst og dialog med nøgleinteressenterne. Jeg plejer at sige, at inden man beslutter sig for at starte et projekt, så skal man kunne svare på 3 helt grundlæggende HV-spørgsmål:
- HVORFOR skal projektet startes?
- HVAD skal projektet levere?
- HVORDAN skal projektet leveres?
Hvorfor handler om, hvilken værdi projektet bringer organisationen eller kunden på langt sigt. Hvordan passer projektet ind i strategien og retningen? I projektsprog leder vi efter projektets udbytte, gevinst eller effekt – og meget gerne i målbar form.
Hvad handler om projektets hovedleverancer. At få disse identificeret og beskrevet – og få en dialog om deres kvalitet. Det kan være så banalt som en rapport, der skal leveres i PowerPoint, på max 12 slides og med illustrationer osv. på hvert slide. Måske ville vi instinktivt tænke at en rapport var i Word og meget lang og udførlig, men igennem dialog med modtagere, kan vi afdække kravene og dermed den forventede kvalitet. Det kunne også være oppetid, svartid, brugervenlighed og sikkerhed på et it-system. Når vi ved, hvad projektet skal levere – og i hvilken kvalitet, så har vi projektets ’målstreg’ og succeskriterier. Vi skal huske at have kravene med fra dem, der skal overtage ’drift og support’ af leverancerne. Vi ved nu, hvornår projektet kan lukkes.
Hvordan handler fx om at afdække, hvordan vi kan udvikle, levere og drifte leverancerne. Kan vi selv? Skal vi bruge eksterne kompetencer? Hvilke udviklingsmodeller skal vi bruge? Hvor lang tid tager det? Og hvad koster det?
Ved at svare på disse spørgsmål – og sikre balance i svarene - får vi et solidt fundament til at beslutte, planlægge og gennemføre et projekt, og så er vi både ”godt begyndt og halvt fuldendt.”
Vi ønsker alle god arbejdslyst med at få defineret målsætninger og rammer for projekter godt, så I kommer godt fra start. Så er godt begyndt nemlig halvt fuldendt.